Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán. Và để tìm hiểu rõ hơn về Erp mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Hệ thống ERP là gì?
Trước tiên chúng ta cùng nhìn lại sơ về lịch sử của hệ thống ERP một chút. Có thể nói ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP; Từ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP.
Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ được dùng cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.
Như hiện nay chúng ta thấy; Thông thường ở trong các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc các phần mềm của từng phòng ban không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian.
Còn với Hệ thống ERP nó có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban và chức năng trên một doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau. Nó phục vụ cho nhu cầu về nhân sự, tài chính, nhà kho, cung ứng và bất kỳ bộ phận khác nhau mà quá trình kinh doanh cần phải có. Mặc dù mọi bộ phận trong bất kỳ công ty nào đều có phần mềm được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của bộ phận cụ thể đó, nhưng ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin mà một hệ thống của một bộ phận cụ thể không thể làm được. ERP có thể được xem là cầu nối trong việc cung cấp thông tin và các quá trình tích hợp các chức năng nâng cao một cách hiệu quả nhất của tất cả các hoạt động. Triển khai ERP chắc chắn sẽ làm thay đổi lớn đối với hầu hết các tổ chức và với một khoảng đầu tư không hề nhỏ. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả tất thì thông qua các kết quả mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp mình như tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Và một điều đặc biệt ở các mô hình kinh doanh lớn như các tập đoàn thì việc sử dụng Hệ thống ERP sẽ giúp cho việc quản trị các công ty con với nhiều lĩnh vực khác nhau một cách dễ dàng hơn. Vì ERP không chỉ đơn thuần là một hệ thống độc lập của một công ty mà nó có thể kết nối nhiều dữ liệu của nhiều công ty khác nhau của một tập đoàn hoặc cải thiện sự cần thiết của việc chia sẻ thông tin B2B hiện nay.
Hệ thống ERP làm được gì?
Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn.
Các thành phần của một giải pháp ERP
Hệ thốn ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệ thống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu không phải tất cả. Chúng tôi đã tự do liệt kê các mô-đun chức năng quan trọng của phần mềm ERP. Mặc dù nó phải được làm rõ rằng, điều này là do không có nghĩa là một danh sách toàn diện và rằng sự tiếp cận của ERP trong bất kỳ tổ chức mở rộng vượt xa những khu vực quan trọng tùy thuộc vào loại cấu trúc.
Kế toán và tài chính
- General Ledger
- Tài khoản phải trả
- Những tài khoản có thể nhận được
- Tạp chí chung
- Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
- Điều chỉnh ngân hàng
- Quản lý tiền mặt và dự báo
- Ngân sách
Sản xuất và phân phối
- Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
- Theo dõi bởi số Lot và Serial
- Theo dõi kiểm tra chất lượng
- Chức năng quản lý kho
- Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
- Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
- Cung cấp tổng chi phí sản xuất
Bán hàng
- Tạo đơn đặt hàng
- Xử lý đơn đặt hàng
- Xử lý đơn đặt hàng
- Bán hàng trực tuyến
Quản lý dịch vụ
- Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi cho các sản phẩm trong lĩnh vực này
- Bảo hành
- Hợp đồng dịch vụ
- Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.
Phần mềm ERP 3S ERP từ ITG có gì đặc biệt?
Tri thức quản trị chuyên sâu theo ngành
Sự phát triển của doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của các ngành nghề kinh doanh sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phần mềm có thiết kế đóng và vấn đề càng trở nên phức tạp khi không có những phần mềm được tổ chức tốt. ITG chọn con đường đi ngay từ đầu đó là: phát triển các giải pháp ERP chuyên sâu theo đặc thù ngành, các chức năng được thiết kế chuyên sâu. Các lĩnh vực mà ITG có thế mạnh đặc biệt và đã triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn như:
- Giải pháp ERP cho ngành Dược phẩm – Thực phẩm: 3S ERP iPharma
- Giải pháp ERP cho ngành Bao Bì: 3S ERP iPackaging
- Giải pháp ERP cho ngành Cơ khí, chế tạo: 3S ERP iMFG
- Giải pháp ERP cho ngành bán lẻ 3S ERP iRetail
- Giải pháp ERP cho ngành phân phối 3S ERP iSCM
Các giải pháp ERP chuyên ngành này không chỉ được thiết kế, phát triển chuyên sâu theo ngành mà đã được tích lũy nhiều tri thức và mô hình quản trị thành công của nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.
Năng lực tư vấn giải pháp ERP
Không chỉ là đóng vai trò là đơn vị phát triển phần mềm, ITG đóng vai trò là một nhà tư vấn chiến lược số hóa cho doanh nghiệp. Hiện nay, ITG là một trong những nhà cung cấp phần mềm đi đầu trong lĩnh vực tư vấn và triển khai giải pháp ERP. Trước khi xây dựng hệ thống ERP, ITG sẽ có đội ngũ khảo sát quy trình và yêu cầu quản trị thực tế tại doanh nghiệp sau đó đưa ra những tư vấn về cải tiến quy trình kinh doanh và tư vấn thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia tư vấn giải pháp ERP là những người có rất nhiều kinh nghiệm đã trực tiếp tham gia triển khai rất nhiều dự án ERP trong và ngoài nước tại nhiều lĩnh vực. ITG chỉ nhận tư vấn và triển khai số lượng dự án giới hạn trong một năm, để đảm bảo dự án được tư vấn tốt nhất và triển khai thành công đến cùng cho khách hàng. Đây cũng là khác biệt và ưu điểm nổi bật của ITG.
Phần mềm ERP với nền tảng công nghệ mở, linh hoạt, khả năng tùy biến cao theo đặc thù doanh nghiệp
Phần mềm 3S ERP chạy đa nền tảng có thể hoạt động trên nhiều nền tảng, hệ điều hành như: Windows, Web, Android, iOS, Linux,… Với nền tảng công nghệ mở cho phép 3S ERP tích hợp và kết nối một cách dễ dàng với nhiều ứng dụng khác nhau ví dụ tích hợp ngoại vi qua tầng IoT qua đó hỗ trợ việc thu thập dữ liệu sản xuất Realtime, tích hợp với máy Handy Terminal hỗ trợ quản lý kho thông minh bằng Barcode, QR code…
Hệ sinh thái ứng dụng quản trị toàn diện
ITG đã xây dựng thành công hệ sinh thái quản trị thông minh. Đây là một hệ thống khép kín có tính kết nối dữ liệu, trong đó hệ thống 3S ERP đóng vai trò là xương sống, kết hợp với các giải pháp nhà máy thông minh và doanh nghiệp thông minh, nhờ vận dụng những ứng dụng công nghệ nổi bật của cách mạng công nghiệp 4.0 như Internet vạn vật (IoT).
Hệ sinh thái sản phẩm của ITG cung cấp cho người dùng bức tranh tài chính, nhân lực, hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp chủ doanh nghiệp có những chiến lược phát triển trong từng giai đoạn. Sự đột phá trong việc tăng tốc độ truy xuất nguồn dữ liệu từ các ứng dụng quản trị sẽ phục vụ cho các tác vụ tính toán, phân tích, báo cáo và ra quyết định trong thời gian thực với tốc độ nhanh nhất.
Theo đại diện từ ITG, những ứng dụng trên sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao. Không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản trị toàn diện, hệ sinh thái cung cấp cho người dùng còn là một chiến lược công nghệ trong thời đại 4.0.
ERP có thể giúp các công ty như thế nào?
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Một số đặc biệt mà Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp
Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính
ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.
Kiểm soát lượng tồn kho
ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự
Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty
ERP giúp cho sự tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thông qua các thao tác nhỏ các nhân của một công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.
Hạn chế của phần mềm ERP
Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến cho rằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 – khi công nghệ đang cải tiến liên tục và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận.
ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là 30.000 $ – dựa trên báo giá của các nhà cung cấp). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP mà không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng. Chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.
Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định.
Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng khi quyết định sử dụng ERP hay không.
ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp. Công đoạn này yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp. Vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống. Về việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có nhiều ý kiến trái chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vận hành của cả một bộ máy doanh nghiệp.
ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERP hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Cũng phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động. Nhà quản trị doanh nghiệp không được phép liều mình với ERP, bởi cái giá phải trả nếu giải pháp này không phù hợp là quá lớn: doanh nghiệp bị “chết” trong suốt quãng thời gian dài.
ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực – như tài chính – và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác. Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
Trong khi có, các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại không ngừng cải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng. Họ cũng sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ 24/7, chứ không phải như với ERP – doanh nghiệp mua một hệ thống về và phải tự tìm cách xoay sở với nó.
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
- Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
- Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.
Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
Trên đây là những thông tin liên quan đến hệ thống ERP do dean2020.edu.vn đã tổng hợp và chia sẻ đến các bạn. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin cần thiết về hệ thống ERP nhé!
