Sap System là gì? Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng SAP

SAP System là hệ thống được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhằm quản lý tất cả hoạt động trong cơ cấu tổ chức của mình một cách tốt nhất. Có thể nói phần mềm SAP góp phần quan trọng tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp và các nhà hàng, khách sạn hiện nay hoàn toàn có thể áp dụng. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin liên quan đến SAP System, mời bạn tham khảo.

SAP là gì?

SAP ERP( Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công ty SAP của Đức. SAP ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức. Phiên bản đầu tiên (SAP ERP 6.0) được ra đời năm 2006.

SAP cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp các ứng dụng. Bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM-Customer Relationship Management), quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm, và quản lý chuỗi cung ứng.

Ngoài ra SAP cũng cung cấp các phần mềm tích hợp. Tùy biến với các đối tác của SAP. Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng vô cùng phong phú.

SAP là thuật ngữ viết tắt của System Application Programing. Là một trong những nhà cung cấp phần mềm lớn nhất tại ĐỨC. Ngoài ra, SAP còn được đánh giá là một trong 4 công ty phần mềm lớn nhất thế giới. Lập kế hoạch doanh nghiệp (ERP).

Hệ thống ERP của công ty cho phép các khách hàng chạy các phần mềm. Quy trình kinh doanh bao gồm: kế toán, bán hàng, sản xuất, quản lý nhân lực và quản lý tài chính. Việc tích hợp đảm bảo luồng thông tin có từ một đơn vị SAP này đến một đơn vị SAP khác mà không cần nhập dữ liệu và giúp kiểm soát tốt vấn đề tài chính, quy trình, pháp lý.

Tính năng của SAP là gì?

Quản lý bán hàng

Qui trình bán hàng được theo dõi chặt chẽ. Cho phép phân tích doanh thu, dự báo lợi nhuận, phát hiện cơ hội thông qua các báo cáo và các bảng chỉ số Dịch vụ – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Cho phép quản trị các phản hồi từ khách hàng. Các hợp đồng dịch vụ, quản lý các cuộc gọi và mọi hoạt động tương tác với khách hàng.

Quản lý và duy trì quan hệ với các nhà cung cấp thông qua việc quản lý các đơn đặt hàng, số lượng hàng, mức lợi nhuận, nợ tồn, quá trình thanh toán và khả năng tính toán giá trị nhập kho

Quản lý kho

Hệ thống quản lý kho cho phép quản lý hàng tồn kho, chính sách về giá, nhập xuất kho… Đồng thời kết hợp chặt chẽ với việc đặt hàng và bán hàng Sản xuất – Quản lý yêu cầu về nguyên vật liệu và công cụ tự động qua 5 bước đơn giản theo từng ngữ cảnh do nhiều người định nghĩa. Có thể dự đoán nhu cầu thông qua các chỉ số dự báo có sẵn

Quản lý tài chính

Cho phép quản lý các hoạt động tài chính kế toán như kế toán tổng hợp, các bút toán, ngân sách với những công cụ nhanh chóng, tiện lợi. Đồng thời, cung cấp các báo cáo từ các hoạt động trên. Để thích ứng một sản phẩm ERP tổng quát cho nhu cầu cụ thể và đặc thù của doanh nghiệp, BYF cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai SAP Business One. Với kinh nghiệm thiết kế và phát triển phần mềm, BYF đã chuyển giao thành công sản phẩm này cho nhiều khách hàng, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của họ.

Đặc biệt BYF đã thích ứng SAP Business One cho phù hợp với yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam và quy định về quản lý tài chính của Việt Nam.

Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng

Nắm bắt thông tin theo giời gian thực (Real-time visibility)

Giải pháp ERP giúp liên kết khách hàng với người dùng, hỗ trợ lên kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo quá lạc quan. Những công ty bán lẻ hàng đầu đã sử dụng hệ thống ERP từ lâu và nó đã ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp.

Ngày nay, ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áo thun tại một siêu thị Wal-mart bất kỳ trên thế giới thì đơn mua hàng đã sẵn sàng được gửi tới nhà sản xuất chiếc áo này và thậm chí cả các nhà cung cấp vải ngay lập tức.

Cải thiện sự minh bạch

Hôm nay, bạn buộc phải chờ một email thông báo để chạy báo cáo thời gian từ lúc có hàng đến ngày hẹn (available-to-promise report). Vì thế đến ngày mai, bạn mới có thể cho khách hàng chạy một báo cáo tương tự. Tại sao lại phải tốn nhiều thời gian như thế ?

Khả năng báo cáo minh bạch của hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho khách hàng những thông tin về thời gian có hàng hiện tại hoặc trong tương lai. Từ đó, khách hàng có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới của họ dựa trên khả năng cung cấp hàng của công ty bạn

Hợp tác hóa quy trình

Một trong những chức năng quan trọng không kém chức năng phân quyền trong hệ thống ERP là chức năng hợp tác trong các quy trình và dự án giữa các bộ phận với nhau cũng đang ngày trở nên đặc biệt quan trọng.

Trong chuỗi cung ứng, quá trình này có thể chuyển thành sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các dự án lâu dài hoặc với các nhà cung cấp trong các hợp đồng ngắn hạn.

Quản lý theo vòng đời sản phẩm

Một số sản phẩm có vòng đời rất ngắn và thay đổi theo từng ngày. Một số sản phẩm thì lại phát triển và trở nên tốt hơn. Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực của khách hàng.

Nội dung hữu ích liên quan  QA QC là gì? Cần những kỹ năng nào để trở thành 1 QA, QC giỏi?

Hãy tưởng tượng nếu hệ thống ERP chuỗi cung ứng của bạn có thể quản lý vòng đời sản phẩm. Bạn có phải đẩy thêm dữ liệu bên ngoài vào để thêm điều kiện cho dữ liệu sẵn có bên trong của bạn không? Các biến thứ cấp nào có liên quan tới dữ liệu vòng đời của sản phẩm? Yếu tố mùa vụ? Điều kiện thời tiết? Có thể thấy rằng những thông tin này giúp việc ra quyết định của bạn sâu hơn và chính xác hơn.

Phản hồi theo thời gian thực

Hiện tại, chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh (smartphone) với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng điện thoại. Liệu rằng chúng ta có thể tăng cường kết nối này khiến nó trở nên rõ rệt hơn nữa cho tất cả các nhân viên thông qua cài đặt một chương trình BYOD (Bring your own device – sử dụng thiết bị cá nhân giải quyết công việc) cho từng nhân viên của bạn.

Dữ liệu nào họ có thể truy cập tức thời ? Địa điểm giao hàng chính xác và thời gian có thể bắt đầu sản xuất. Khi nào kỹ thuật viên có thể đến gặp khách hàng mà không phải theo khung giờ chuẩn? Khách hàng chỉ sử dụng phần cuối cùng trước thời hạn. Liệu rằng chúng ta có phải chờ đợi một cuộc gọi trong lo lắng hay có thể tái sản xuất sản phẩm ngay?

Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm NeoERP

Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”…

Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp. Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

Tăng tốc độ dòng công việc

Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. phan mem ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”. Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. NeoERP – SAP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

Dữ liệu tập trung

Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL (cơ sở dữ liệu) cục bộ với dữ liệu nhiều khi “cãi nhau”, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

Dễ dàng kiểm soát

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phan mem NeoERP – SAP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

Trên đây là những thông tin liên quan đến Sap system do dean2020.edu.vn đã tổng hợp và chia sẻ đến các bạn. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích, và đừng quên theo dõi bài viết của chúng tôi để cập nhật những kiến thức mới bạn nhé!